Het BFM kan worden beschouwd als een blokkendoos die bestaat uit een set voorgedefinieerde generieke, "procesbouwblokken". Deze procesbouwblokken worden gebruikt bij de inrichting en beschrijving van processen in projecten. Door het BFM op deze manier te hanteren werkt het BFM als referentie voor alle procesverbeteringen en –vernieuwingen. Op deze wijze wordt procesdiversiteit teruggedrongen.

Naast het terugdringen van diversiteit heeft het BFM een aantal functies:

• Geeft de relatie tussen doelstellingen van de organisatie en de daarvoor benodigde activiteiten weer (de vertaling van het "wat" naar het "hoe").
• Geeft een volledig overzicht van en dus inzicht in de activiteiten (processen), inclusief onderlinge relaties.
• Geeft een overzicht van de relaties tussen de processen en de omgeving, bijvoorbeeld met klanten en leveranciers.
• Biedt een gemeenschappelijke taal.

Voor een goede werking moet het BFM aan de volgende zeven criteria voldoen:

1.   Volledigheid

Het BFM dient alle mogelijke activiteiten te bevatten en kan dus bijvoorbeeld als checklist dienen voor nieuwe ontwikkelingen zoals nieuwe producten.

2.   Transparantie

Het BFM moet een eenduidig inzicht bieden in alle activiteiten en de relaties daartussen.

3.   Consistentie

Alle activiteiten zijn op elkaar afgestemd. Begrippen worden over de processen eenduidig gehanteerd. Het BFM sluit aan op de andere modellen zoals het productmodel.

4.   Functionele decompositie

Activiteiten worden in functies gecombineerd volgens het principe maximale samenhang - minimale koppeling (of ook wel: maximale reductie van interfaces) als afgeleide van de bedrijfsdoelstellingen.

5.   Toekomstvast

Het BFM voldoet ook in de toekomst. Het moet niet nodig zijn om het regelmatig aan te passen.

6.   Inrichtingsvrij

Bijvoorbeeld organisatievrij. De bedrijfsfuncties worden ontworpen onafhankelijk van de organisatie. De organisatiestructuur is immers vaak niet toekomstvast. Omgekeerd is het wel zo dat de organisatie een afgeleide is van de procesarchitectuur. Naast organisatievrij het BFM ook product-, applicatie- en locatievrij.

7.   Regelgeving

Het BFM voldoet aan de gestelde interne en externe regelgeving zoals wetten.