Figuur 9.3.1 Governance onderscheidt zes fasen die tijdens een verandertraject bewaakt worden.

 

In deze fase stellen we vast welke onderdelen van Visie, Missie en Strategie bepalend zijn voor de (her)inrichting van de bedrijfsvoering. Op basis hiervan formuleren we doelstellingen, richtlijnen en eisen.

 

In de Strategie zijn op hoofdlijnen de doelstellingen bepaald. We kunnen doelstellingen verder concretiseren door ze uit te drukken in KPI’s. Bijvoorbeeld: de commerciële doelstelling dat de omzet van een bepaald product in het komende half jaar met 10% moet stijgen.

 

Richtlijnen en eisen die we op dit niveau stellen aan de gehele bedrijfsvoering noemen we bedrijfsbrede principes. We onderscheiden ze naar:

 

• Interne regelgeving, zoals verantwoordingseisen of kwaliteitsystemen (financiële regels, ISO, OHSAS, e.d.)

• Externe verplichte wet- en regelgeving, zoals Arbeidswet, Veiligheidswet, SOx, Code Tabaksblatt, e.d..

• Operational, zoals realisatie van vereiste meet- of controlepunten, afgeleid van bovenstaande.

 

Om aan dit soort eisen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld SOx-compliant zijn, moet de organisatie vaak grote stappen zetten. Dan definiëren we aparte projecten.

 

Door de richtlijnen en maatregelen op te nemen in de set te definiëren requirements worden ze een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Zie ook paragraaf 6.3 over Requirements.

Het ontwikkelen van de bedrijfsvoering gebeurt meestal in de vorm van projecten en programma’s. Tijdens de ontwikkelfase bepalen we daarom vooral of de projecten en programma’s, voordat ze worden gestart, aan de ontwikkelprincipes voldoen. Een principe dat we vaak hanteren is dat het project een positieve business case moet hebben.

 

Daarnaast bepalen we in deze fase of het project de gewenste resultaten oplevert, of het tijdig wordt opgeleverd en of het binnen het vastgestelde budget blijft. De bepaling doen we op basis van rapportages die projectleiders en programmamanagers zelf opstellen.

 

Binnen grotere organisaties met veel grote en complexe veranderingen treffen we soms de afdeling Project Portfoliomanagement aan die overkoepelend verantwoordelijk is voor besturing van programma’s en projecten.

Op basis van de vergelijking kan het nodig zijn dat we correctieve acties formuleren. Dat kunnen zijn:

 

• Aanpassen van doelstellingen of zelfs van Visie, Missie en Strategie.

• Bijsturen in de operationele bedrijfsvoering (fase 4). Bijvoorbeeld extra personeel inzetten.

• Bijsturen in de ontwikkelfase (fase 3), bijsturen van projecten of het definiëren van projecten om processen te verbeteren of verder te automatiseren.

• Bijsturen in de architectuurfase (fase 2). Bijvoorbeeld een van de principes versoepelen of juist aanscherpen.